Ein Leitfaden für effektive Meetings

 

Zeichnung
»Finden sie die Lösung oder sind sie selber das Problem?«

Häufigkeit und Dauer

Ist das Meeting tatsächlich notwendig? Gibt es vielleicht andere Möglichkeiten der Information? Sagen Sie ein regelmäßiges Meeting ab, wenn es nichts zu besprechen gibt! Führen Sie keine Meetings mit „open end“ durch. Nach Parkinson „braucht eine Aufgabe soviel Zeit zur Erledigung, wie man ihr zur Verfügung stellt“! Begrenzen Sie Informationsbesprechungen auf max. 45 Min., „Entscheidungsmeetings“ auf max. 3 Stunden – alles andere wird uneffektiv.

Einzelne sind unpünktlich

Beginnen Sie immer pünktlich zur angekündigten Zeit und geben Sie „Zuspätkommern“ nie eine Zusammenfassung des bisher Gesagten. Warum sollten diese in Zukunft pünktlich sein, wenn sie grundsätzlich 15 Minuten länger am Arbeitsplatz sein können, ohne etwas zu verpassen?

Ziele sind unklar

Teilen Sie zu Beginn den Anwesenden mit, warum sie bei diesem Meeting gebraucht werden und was gemeinsam erreicht werden soll. Nur dann können Sie in die richtige Richtung lenken.

Unterschiedlicher Infostand

Geben Sie möglichst immer vorab die wesentlichen Infos an alle Teilnehmer. Tischvorlagen von mehr als 3 Seiten werden nicht gelesen! Fassen Sie zu Beginn des Meetings kurz die Ausgangssituation zusammen und geben Sie aktuelle Informationen weiter.

Versteckte Machtkämpfe

Informieren Sie sich vorher, inwieweit es zu Machtkämpfen oder der Festlegung einer Hackordnung kommen könnte. Beachten Sie, dass immer zuerst die Rollenverteilung stattgefunden haben muss, bevor sachlich gearbeitet werden kann.

Festhalten an Nichtigkeiten

Festhalten an Nichtigkeiten Achten Sie auf die stete Einhaltung der Tagespunkte. Strukturieren Sie vorher die Agenda! Bei einer klaren Zielsetzung können Sie die Teilnehmer immer wieder auf diese zurückführen. Machen Sie den Teilnehmern geschickt bewusst, wie unbedeutend deren Rand-Beiträge sind, ohne dass Sie dies direkt ansprechen!

Profilierungssucht

Informieren Sie sich vor dem Meeting über derartige „Spezialisten“ und überlegen Sie, wie Sie diese zielgerichtet in das Meeting einbinden können. Unterbrechen Sie Dauerredner geschickt und höflich, aber bestimmt! Vereinbaren Sie ggf. mit den Teilnehmern Redezeitbegrenzungen.

Beschlüsse ohne Umsetzung

Beschlüsse ohne Umsetzung Reduzieren Sie die Anzahl der Maßnahmen. Alles, was sich nicht innerhalb der nächsten 72 Stunden umsetzen oder starten lässt, hat eine Chance von 99 %, dass es nie umgesetzt wird! Verpflichten Sie die entsprechenden Personen mit Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung die Aktivität erfolgreich zu erledigen.